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Organización del evento: Timing

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altSi bien es cierto que un evento se puede planificar en semanas en lugar de meses, también es cierto que dejar la tarea para último momento limita las opciones. Cuanto más se acerca la fecha, menos variedad de posibilidades en lo que se refiere a lugares y proveedores. Además, la lista de invitados se puede ver comprometida ya que muchos de los huéspedes deseados ya tendrán sus agendas ocupadas para la fecha de nuestro evento. Pero lo más crítico es que nuestro tiempo para negociar precios se acorta y, en consecuencia, los costos del evento se elevan.

La gran pregunta es, entonces, cuánto tiempo es suficiente?

Eso va a depender del tipo de evento, logicamente pero digamos que entre 6 y 8 meses debería ser un buen período de organización.
El período total de tiempo va a estar dividido en 3 estadíos del proceso. La primera etapa será la de diseño del evento, estudio de presupuesto y reserva de proveedores. Este período involucra gran cantidad de sesiones de brainstorming, recolección de información y negociaciones. Es probablemente el más intenso y quizás también, el más frustrante.
Luego viene una etapa relativamente tranquila en la que la tarea será la de seguimiento de los procesos para asegurarse de que todo marche de acuerdo al cronograma y los límites presupuestarios.
La actividad aumenta nuevamente entre 4 y 6 semanas antes del evento en sí. No importa qué tan bien hemos organizado el proceso, podemos estar seguros de que los últimos días estarán completamente dedicados a los detalles finales.

Prepara una línea de tiempo ciertamente ayuda. Una línea de tiempo, no simplemente una lista de to do's.
Esta línea de tiempo no sólo enumerará las tareas a llevar a cabo sino que también especificará cuéndo esas tareas deben comenzar y concluir.
La organización de un evento inevitablemente se escapa de las manos cuando se pierde el rastro de las tareas, su tiempo de ejecución y quién es el responsable de su ejecución. Una línea de tiempo nos ayuda a mantener todo bajo control.
 

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